We zijn op zoek naar een managementassistent(e) voor de dienst kortdurende zorg van Kennemerhart. Ben jij die goed georganiseerde en vooruitdenkende collega die ons team komt versterken? Reageer dan snel.
Jouw werk
Als managementassistent(e) heb je een afwisselende functie. Je belangrijkste taak is de secretariële en organisatorische ondersteuning van het managementteam van de dienst kortdurende zorg. Dit team bestaat uit 10 teamleiders en een directeur. Met één collega voeren jullie samen de managementassistent taken uit voor de gehele dienst. Jouw eerste verantwoordelijkheid is de ondersteuning van de teamleiders. De voornaamste verantwoordelijkheid van je collega is de ondersteuning van de directeur. Jullie vervangen elkaar onderling zodat gedurende de hele week een continuïteit wordt gegarandeerd.
Bij de teamleiders en directeur komen veel informatiestromen en uiteenlopende vragen terecht. Als managementassistent filter en prioriteer je deze informatie. Je werkt in een dynamische omgeving en heb je veel interactie met verschillende mensen zowel intern als extern. Onder druk houd jij het overzicht en blijf je accuraat presteren. Je hebt een positieve instelling en kan zaken prima relativeren. En wanneer de omstandigheden veranderen pas jij je makkelijk aan.
Jouw werkzaamheden bestaan uit:
- Complex agendabeheer;
- Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
- Verspreiding van stukken, notuleren van vergaderingen en uitwerken hiervan;
- Het bewaken en coördineren van actiepunten en besluitenlijsten;
- Je biedt het managementteam ondersteuning op het gebied van instroom, doorstroom en uitstroom van personeel en het opstellen van rapportages;
- Verzorgt de ontvangst, distributie en archivering van inkomende informatie voor het management;
- Handelt in overleg met management telefoon en e-mails af.
Dit ben jij
Je ondersteunt en ontzorgt de teamleiders en directeur. Je werkt nauw met iedereen samen zodat de resultaten gehaald worden waarbij wij samen ervoor zorgen dat de cliënten langer passend thuis kunnen blijven wonen. Dit doen we met veel enthousiasme waarbij we het belangrijk vinden om steeds te verbeteren en te ontwikkelen om de kwaliteit te optimaliseren. Je bent een echte spin in het web en helpt met een optimale voorbereiding van de activiteiten van diverse diensten. Je bent punctueel, integer en proactief waarbij je meedenkt met de managers en snapt wat hij of zij nodig hebben om goed te functioneren. Je bent flexibel en stemt goed af met je collega om samen het beste ervan te maken. Verder breng je mee:
- Je hebt een opleiding tot secretaresse of managementassistent afgerond minimaal mbo- niveau.
- Enkele jaren relevante werkervaring.
- Je bent digitaal vaardig.
- Je kan goed zelfstandig werken, kan goed anticiperen en je komt zelfstandig met oplossingen.
- Je ben vriendelijk en tactvol.
- Je bent beschikbaar op de vrijdag.
Wij bieden
Een interessante werkplek die volop in beweging is, waarbij je jezelf kan ontwikkelen. Je werkplek is op een van onze locaties waarbij de Janskliniek de voorkeur heeft en ons hoofdgebouw het Kennemerhuis. Samen met je teamleiders en je collega stem je dit af. Ook kun je rekenen op:
- Een salaris afgestemd op jouw ervaring en in salarisschaal FWG 40, conform CAO VVT
- Een contract voor 32 uur
- 8% vakantietoeslag
- 8,33% eindejaarsuitkering
- Een kerst- en pinksteruitkering
- Reiskostenvergoeding, conform CAO VVT
- Pensioenopbouw bij pensioenfonds Zorg en Welzijn
Om een veilige woon- en werkomgeving voor onze cliënten en medewerkers te waarborgen is voor alle medewerkers en vrijwilligers die bij Kennemerhart komen werken, een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereiste.
